Cómo reclamar facturas impagadas a un cliente, paso a paso

Qué hacer, en qué orden y con qué palabras cuando una factura se pasa de fecha — sin pelearte con el cliente al primer día y sin dejar que el asunto se enfríe.

Publicado el 27 de octubre de 2026

Lo primero: separar el olvido del impago

La mayoría de las facturas que se pasan de fecha no son un impago: son un olvido, una factura que entró mal en su contabilidad, un cambio de persona en administración o una referencia que falta. Por eso el primer aviso no se escribe como una reclamación, sino como un recordatorio útil: con el número de factura, el importe, la fecha de vencimiento y el dato que a él le hace falta para pagarte.

El error más caro de todos no es escribir poco: es escribir una vez y esperar. Si el primer correo no se contesta, lo que decide el resultado es que haya un segundo y un tercero, en fechas previstas y con un tono que sube de forma ordenada.

El orden que funciona: cuatro avisos y una decisión

1. Recordatorio (día 1-3 tras el vencimiento). Amable, corto y con los datos. «Puede que se nos haya pasado a los dos».
2. Segundo aviso (día 10-15). El mismo contenido, más una pregunta concreta: ¿hay algo que impida el pago, falta documentación, hace falta otra referencia?
3. Aviso con consecuencias (día 20-30). Aquí ya se mencionan los intereses de demora y los costes de cobro, porque corren por ley desde el día siguiente al vencimiento.
4. Requerimiento formal (día 30-45). Por un medio que deje constancia, con el detalle del principal, los intereses y los costes, y un plazo último.

Y después, la decisión: cerrar la vía amistosa o dar el paso siguiente. Lo que no conviene es quedarse en el bucle de avisos durante meses, porque el tiempo juega contra ti.

Qué poner en el aviso con consecuencias

Funciona porque no amenaza: informa. La diferencia entre «os voy a reclamar» y «esto es lo que la ley ya ha sumado mientras hablábamos» es que la segunda es un número, y un número se gestiona.

Cómo calcular los intereses de demora de una factura

En operaciones entre empresas, los intereses de demora corren automáticamente desde el día siguiente al vencimiento, sin que haga falta reclamarlos ni avisar de que van a correr. El tipo lo publica el Banco de España en el BOE cada semestre, así que una demora larga no se calcula con un solo tipo: cada tramo lleva el suyo.

Además de los intereses, la ley reconoce una cantidad fija por costes de cobro por cada factura, que va aparte y no hay que justificar.

¿Cuándo prescribe una factura?

«Prescribir» significa que pasado cierto tiempo ya no puedes reclamar judicialmente una deuda, aunque exista y aunque tengas la factura. Es el motivo de fondo por el que conviene no dejar dormir un impago: el derecho no se pierde por escribir, se pierde por callar.

Dos cosas que sí conviene saber desde el primer día, porque dependen de ti y no del plazo:

• Reclamar deja huella y cuenta. Guarda cada aviso con su fecha y su medio: un correo enviado, un acuse, un certificado. Esa carpeta es lo que después sostiene cualquier paso.
• El reconocimiento del deudor también cuenta. Un «sí, lo tenemos pendiente, te pagamos el mes que viene» por escrito vale mucho más de lo que parece.

Para las deudas ordinarias entre empresas, el plazo general de prescripción es de cinco años (art. 1964.2 del Código Civil). No es el único plazo posible —hay obligaciones con reglas propias—, y lo que cuenta en un caso concreto depende de cuándo pudo exigirse el pago y de los actos que lo hayan interrumpido por el camino.

Si tu factura se acerca a ese horizonte, no lo resuelvas leyendo una guía: ese es el momento de un profesional.

¿Y si aun así no paga?

Cuando los avisos se agotan y la deuda está documentada, existen vías judiciales pensadas precisamente para deudas de dinero que constan por escrito, más rápidas y menos costosas que un pleito ordinario. La decisión de entrar ahí es de cada empresa y conviene tomarla con un profesional, pero llegar con los deberes hechos lo cambia todo: la factura, el albarán o el contrato, los avisos con sus fechas, y el cálculo de intereses y costes al día.

Eso es, en realidad, todo lo que esta guía intenta: que si algún día das ese paso, no tengas que reconstruir de memoria lo que pasó.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que avisar de que voy a cobrar intereses?

No. En operaciones entre empresas corren desde el día siguiente al vencimiento sin necesidad de reclamarlos. Avisar sirve para gestionar, no para que nazcan.

¿Puedo reclamar los gastos de perseguir el cobro?

La ley reconoce una cantidad fija por factura, y además los costes acreditados que la superen. Guarda los justificantes.

¿Qué hago si el cliente me dice que pagará «cuando pueda»?

Pídelo por escrito con una fecha. Un compromiso fechado es mejor que una promesa, y si se incumple tienes algo que enseñar.

¿Merece la pena reclamar una factura pequeña?

Casi siempre, si reclamar no te cuesta tiempo. El problema de las facturas pequeñas no es su importe: es que se dejan pasar, y el cliente aprende que contigo se puede.