Recordatorio de pago: cuatro ejemplos para copiar
Cuatro textos listos, del aviso amable al último antes de reclamar. Cópialos, cambia los datos entre corchetes y envíalos — sin perder al cliente por el camino y sin dejar que la factura se enfríe.
Qué es un recordatorio de pago y cuándo se envía
Un recordatorio de pago es un aviso de que una factura está vencida o va a vencer. No es una reclamación formal ni una amenaza: es la forma normal de que una factura no se quede olvidada en una bandeja de entrada.
La mayoría de los impagos no son mala fe: son una factura que se cayó de la lista. Por eso el primer aviso se manda el día del vencimiento y suena a recordatorio, no a bronca. Si no hay respuesta, los siguientes suben de tono de forma ordenada, y cada uno deja constancia por escrito de lo que pasó.
El orden que funciona es el mismo con un cliente de 300 € que con uno de 30.000:
- El día del vencimiento: el amable.
- Entre 7 y 10 días después: el de seguimiento, con la factura adjunta otra vez.
- A los 20 o 30 días: el firme, con fecha límite.
- Pasado el plazo de ese: el último antes de reclamar.
Ejemplo 1 · El amable, el día del vencimiento
Objetivo: que lo lea y lo pague sin sentirse señalado. Corto, con los datos a la vista y sin disculparse por cobrar.
Hola [NOMBRE]:
Te escribo solo para recordarte que la factura [NÚMERO], de [IMPORTE] €, vence hoy [FECHA]. Te la adjunto otra vez por si se ha quedado atrás.
Si ya está pagada, dímelo y la cuadro por mi parte.
Gracias,
[TU NOMBRE] · [EMPRESA] · [TELÉFONO]
Por qué funciona: no pregunta «¿cómo va eso?», que obliga al otro a redactar una excusa. Da el número, el importe, la fecha y una salida fácil («si ya está pagada, dímelo»).
Ejemplo 2 · El de después del vencimiento
Objetivo: que deje de ser un recordatorio y empiece a ser un asunto con fechas. Sigue cordial, pero ya dice cuántos días han pasado.
Hola [NOMBRE]:
La factura [NÚMERO] ([IMPORTE] €) venció el [FECHA] y a día de hoy sigue pendiente, son [N] días. Te la adjunto de nuevo con los datos de pago.
¿Puedes confirmarme qué día tienes previsto el pago? Con una fecha me basta para no volver a escribirte por esto.
Si hay algún problema con la factura —un dato mal, una conformidad pendiente— dímelo y lo arreglamos hoy mismo.
Gracias,
[TU NOMBRE] · [EMPRESA] · [TELÉFONO]
La frase que cambia las cosas es «¿qué día tienes previsto el pago?». Pedir una fecha en vez de un sí convierte una intención en un compromiso que se puede seguir. Y preguntar si hay un problema con la factura descubre pronto el motivo real, que muchas veces es un albarán sin firmar y no la falta de dinero.
Ejemplo 3 · El aviso firme
Objetivo: dejar constancia de que el retraso ya tiene consecuencias y poner una fecha límite concreta. Se mantiene correcto: el cliente puede seguir siéndolo después de esto.
Hola [NOMBRE]:
La factura [NÚMERO], de [IMPORTE] €, lleva [N] días vencida y no he recibido respuesta a mis avisos del [FECHA 1] y del [FECHA 2].
Te pido que el pago se haga antes del [FECHA LÍMITE], o que me digas una fecha en firme. Si te viene mejor fraccionarlo, propónmelo y lo estudio.
Mientras la factura siga vencida, dejo en pausa [los nuevos pedidos / los trabajos en curso], que es lo que menos nos conviene a los dos.
Datos de pago: [IBAN / enlace].
[TU NOMBRE] · [EMPRESA] · [TELÉFONO]
La pausa del servicio es la palanca más eficaz de este aviso, y conviene que sea cierta: anunciar una consecuencia que luego no se cumple le quita fuerza a todos los avisos siguientes. Revisa antes qué dice tu contrato sobre suspender el servicio por impago.
Ejemplo 4 · El último recordatorio antes de reclamar
Objetivo: que quede claro, por escrito y con fecha, que este es el último paso antes de reclamar la deuda por la vía que corresponda. Aquí no hay tono amable que fingir, pero tampoco amenazas: se informa de lo que va a pasar.
[NOMBRE / RAZÓN SOCIAL]:
La factura [NÚMERO], de [IMPORTE] €, venció el [FECHA] y sigue impagada después de los avisos del [FECHAS]. Este es el último recordatorio antes de reclamar la deuda.
Si el pago no consta antes del [FECHA LÍMITE], pasaré el asunto a reclamación, donde además del principal se reclaman los intereses de demora y la indemnización por los costes de cobro que la ley reconoce en las operaciones entre empresas.
Puedes evitarlo pagando antes de esa fecha, o diciéndome hoy una fecha en firme.
[TU NOMBRE] · [EMPRESA] · [NIF] · [TELÉFONO]
Si quieres la cifra exacta de tu caso, puedes calcularla con nuestra calculadora de intereses de demora, que aplica el tipo del BOE de cada semestre.
Si el plazo se cumple y hay que dar el paso siguiente, el camino habitual para una deuda documentada es el proceso monitorio.
Por correo o por mensaje: cómo enviarlo
El correo electrónico es el canal de los cuatro ejemplos de arriba, y por una razón práctica: deja constancia con fecha, admite la factura adjunta y se puede reenviar a quien paga de verdad. Tres cosas que ayudan:
- El asunto lleva el número y el importe. «Factura 2026/118 · 1.240 € · vencida» se encuentra en una búsqueda tres semanas después; «Seguimiento» no.
- Adjunta la factura otra vez en cada aviso, aunque ya la mandaras. Quitas la excusa más común sin discutirla.
- Escribe a quien paga, no solo a quien te contrató. Pide el contacto de administración o de cuentas a pagar en el primer aviso, y copia a los dos a partir del segundo.
El mensaje (WhatsApp, SMS) funciona bien como aviso de que has mandado un correo, no como sustituto. Es corto, se lee enseguida y tiene menos valor como prueba, así que lo útil es combinarlo:
Si usas el teléfono de la empresa para esto, ten en cuenta que estás tratando datos de un contacto profesional: usa el número que te dieron para la relación comercial y no mezcles el asunto con grupos ni con terceros.
Qué palabras usar, y cuáles evitar
La diferencia entre un recordatorio que cobra y uno que molesta está casi siempre en cuatro palabras:
Usa
- «vencida el [fecha]» en vez de «pendiente desde hace un tiempo». Un hecho con fecha no se discute.
- «¿qué día tienes previsto el pago?» en vez de «¿podrías pagarla?». Pide una fecha, no un permiso.
- «si hay algún problema con la factura, dímelo». Separa el «no puedo» del «no quiero» en el segundo aviso, no en el cuarto.
- «antes del [fecha límite]» en el aviso firme. Un plazo sin fecha no es un plazo.
Evita
- Disculparse por cobrar: «siento molestarte con esto» convierte tu derecho en un favor.
- Amenazas vagas: «tomaré medidas» no asusta a nadie y te deja sin siguiente paso. O dices cuál es el paso, o no lo mencionas.
- Consecuencias que no vas a cumplir. La primera que incumples le quita credibilidad a todas las demás.
- Porcentajes y artículos citados de memoria en una carta. Si mencionas intereses, dilo como lo que es: lo que la ley reconoce, sin inventar la cifra.
Los cuatro de arriba son los textos básicos. Si prefieres no escribirlos cada vez, Seguimiento de Cobros Pro trae 15 plantillas de aviso por sector y situación —primer aviso, seguimiento, firme, último, fraccionamiento— con los campos ya marcados, y el calendario de cuándo toca cada una.
Preguntas frecuentes
¿Cómo redacto un correo de recordatorio de pago?
Con el número de factura y el importe en el asunto, la factura adjunta, una sola pregunta («¿qué día tienes previsto el pago?») y tus datos de contacto. Cuatro líneas bastan: cuanto más corto, antes se contesta.
¿Cuándo mando el último recordatorio?
Cuando ha vencido el plazo que diste en el aviso firme y no hay respuesta ni fecha en firme —en la práctica, un mes o mes y medio después del vencimiento. Ese aviso es el que deja por escrito que el paso siguiente es reclamar.
¿Vale un mensaje de WhatsApp como recordatorio de pago?
Vale como aviso de que has mandado el correo, y va bien porque se lee enseguida. Como única constancia es flojo: para lo que importa —la fecha, el importe y la factura adjunta— manda el correo y usa el mensaje para avisar de que está ahí.
Los ejemplos de esta página son textos de partida para adaptar, no modelos jurídicos.